Processus de sélection des oratrices et orateurs de l’Agile Tour Montpellier 2023

Chères et chers candidat.e.s à l’appel à orateurs pour l’Agile Tour Montpellier 2023,

Chères et chers participant.e.s à l’Agile Tour Montpellier 2023,

Nous avons reçu cette année 113 propositions de conférences et ateliers, et avions pour cible de retenir 28 sujets, soit un peu moins de 25% des candidatures soumises.

Nous souhaitons vous remercier ❤️ toutes et tous pour votre investissement pour faire de cet événement un succès, et faire en sorte que tout le monde passe un bon moment lundi 18 septembre, placé sous le signe de la convivialité, du partage, et de l’expertise.

Pour les candidat.e.s non retenu.e.s, nous comprenons votre déception. Nous espérons cependant que vous comprenez que nous faisons de notre mieux pour proposer un événement de qualité, et que même si vos sujets étaient tous dignes d’intérêt, certains ont mieux su retenir notre attention que les autres.

Et comme on dit, « choisir, c’est renoncer ».

Afin de répondre aux interrogations des personnes qui le souhaitent, nous souhaitions partager avec vous quelques éléments vous permettant de comprendre comment nous avons choisi les sessions composant cet Agile Tour Montpellier 2023.

Equipe de sélection

Les personnes ayant participé au comité de sélection de l’Agile Tour Montpellier 2023 sont des membres de l’association Agile Montpellier, qui font partie de l’équipe d’organisation de l’Agile Tour Montpellier.

Nous sommes une douzaine de personnes, avec des profils divers : Product Owners, Scrum Masters, développeurs, coachs, voire même des personnes avec des métiers ou des rôles qui ne rentrent pas forcément dans ces cases. Mais majoritairement, des passionné.e.s d’agilité.

Si certain.e.s d’entre vous sont volontaires pour participer à l’organisation de l’événement, et donc participer à cette sélection les années à venir, n’hésitez pas à rencontrer en contact avec nous, par le biais du formulaire de contact présent sur le site, ou en venant nous voir le jour de l’événement 🙂

Utilisation de Conference Hall

Pour faciliter la soumission des sujets, mais aussi leur évaluation, nous avons pu compter sur l’excellent outil Conference Hall de Benjamin Petetot. Il s’agit d’une plateforme SaaS open source pour gérer les appels à orateurs de ce type d’événements. Vous pourrez retrouver le dépôt git de l’outil ici.

Notation des sessions proposées

Chacun des membres de l’équipe de sélection a pu évaluer chaque session proposée dans Conference Hall, les notes allant de 1 étoile à 5 étoiles, avec la possibilité de donner des coups de coeur ❤️ sur certaines sessions, ou à l’inverse de mettre un veto ⚫ sur d’autres (par exemple parce qu’elles nous semblaient beaucoup trop sortir du cadre de l’événement), ou encore de ne pas voter 🚫 sur une session.

Pour rappel, nous étions une douzaine à voter : un seul ❤️ ne qualifie pas une session par défaut, de la même façon qu’un seul ⚫ n’est pas éliminatoire.

Pour noter, nous nous sommes basés sur :

la qualité perçue de la conférence (titre, description, détail donné dans la structuration du sujet, vidéos envoyées par les orateurs) ;
la qualité perçue de l’orateur / oratrice (expérience de conférencier.e ou d’animateur d’ateliers, réputation…) ;
l’adéquation entre la proposition de session et le thème de l’événement, à savoir l’agilité (par exemple, nous avons choisi de ne pas retenir les conférences jugées beaucoup trop techniques pour notre audience, sans lien concret avec l’agilité).

A ce stade, toute autre considération n’a pas été prise en compte de façon formelle / partagée par l’équipe de sélection. Cependant, il faut bien comprendre qu’étant une douzaine d’êtres humains différents, il y a forcément une part de subjectivité / sensibilité personnelle qui rentre en compte dans les notes attribuées par chacun.e aux différentes sessions.

De la même façon, les personnes ayant soumis leurs sujets une heure avant la deadline n’ont pas été moins bien notées que les personnes ayant soumis leurs sujets un mois plus tôt. Le sujet le mieux noté des 113 propositions a par exemple été soumis deux jours avant la clôture de l’appel à orateurs !

Tous les sujets retenus pour cet Agile Tour l’ont été avec une moyenne équivalent au moins à une note de 3.8 / 5 🤩

Adéquation vis-à-vis du planning

Comme vous l’avez vu si vous avez répondu à l’appel à orateurs, nous cherchons des sessions variées en termes de durées, mais aussi de typologie (conférences, ateliers, tables rondes…). Cette année, nous avons retenu :

10 conférences longues (50 minutes)
7 conférences courtes (20 minutes)
7 ateliers longs (90 minutes)
4 ateliers courts (50 minutes)

C’est l’équilibre qui nous a paru possible en fonction des moyens logistiques à notre disposition, à savoir deux salles de conférences et deux salles d’ateliers pendant une journée.

Si par exemple, les 20 conférences longues les mieux notées étaient mieux notées que tous les ateliers longs, nous aurions malgré tout dû refuser un certain nombre de conférences longues afin de ne pas se retrouver qu’avec des conférences, par exemple.

Un.e orateur / oratrice = une session

Afin de maximiser le nombre d’expériences différentes que vous pourrez vivre le jour J, nous avons choisi de n’accorder qu’un et un seul créneau à chaque orateur ou oratrice retenu.e.

Cela signifie que nous avons parfois refusé des sessions extrêmement bien notées, tout simplement parce qu’une autre session proposée par la même personne avait déjà été retenue.

Ce n’est pas toujours la session la mieux notée d’une personne qui a été retenue. Il a fallu trouver le bon équilibre avec le nombre de conférences et d’ateliers de chaque durée que nous souhaitions retenir. Par exemple, deux oratrices avec plusieurs sujets proposés ont vu leurs ateliers courts retenus, en raison du déficit de propositions très bien notées que nous avons eues sur ce format.

Nous avons fait une unique exception à cette règle de un.e orateur / oratrice = une session, à savoir une personne qui aura une conférence courte de 20 minutes et un atelier court de 50 minutes. La raison à cela est qu’elle a proposé quatre sujets tous extrêmement bien notés, et que la quantité de sessions très bien notées que nous avions sur les formats en question ne justifiait pas de faire un choix différent.

Et pour poursuivre dans le concret suite à l’exemple donné précédemment, nous avons ainsi refusé des sujets étant notés jusqu’à 4.4 / 5 😱

Quelles alternatives me reste-t-il ?

Si vous n’avez pas été retenu.e, mais que vous trépignez d’impatience à l’idée de transmettre vos connaissances ou vos expériences, nous pouvons vous proposer deux alternatives à court terme.

Sponsor Place – Si votre entreprise est sponsor de l’Agile Tour Montpellier 2023, ou envisage de l’être, elle peut réserver une « Sponsor Place » vous permettant d’organiser une session d’une heure pour un public de 10 à 15 personnes. Plus d’informations dans le dossier de sponsoring, que vous retrouverez ici.

Meetups Apéros Agiles Montpellier – Vous pouvez également proposer d’animer votre session lors d’un Apéro Agile Montpellier. Les Apéros Agiles ont lieu le quatrième mercredi de chaque mois, de 18h30 à 20h30, dans un lieu qui change à chaque fois (ou presque). Pour plus d’informations sur l’événement et comment proposer un sujet, cela se passe sur le site de l’association Agile Montpellier.

Merci pour votre attention !

En tant qu’orateur / oratrice, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter votre contact privilégié au sein de l’équipe d’organisation de l’Agile Tour Montpellier 2023.

Pour tou.te.s les autres participant.e.s, vous pouvez à ce stade nous poser plus de questions via le formulaire de contact.